INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO

1 INTRODUÇÃO

Neste tópico vamos conhecer um pouco da história da administração, os primeiros modelos e enfoques da administração, até os modelos atuais. Segundo Maximiano (2005, p. 33), “Administração é uma palavra antiga, associada a outras que se relacionam com o processo de tomar decisões sobre recursos ou objetivos”.

A tomada de decisões está destinada às pessoas que realizam a administração das organizações e aos administradores. Com a quantidade de dados e informações que recebemos atualmente, muitas vezes o administrador encontra dificuldade de tomar uma decisão; dificultada ainda mais pela falta ou não clareza de objetivos. Para isso, o administrador tem algumas funções administrativas, habilidades e competências nas diferentes áreas de atuação.

Também é necessário conhecer a organização, a sua estrutura organizacional e como ocorre a divisão do trabalho. A evolução da teoria e do pensamento administrativo traz a certeza de que o modelo que você vivencia hoje já vem sendo aperfeiçoado ao longo de muito tempo, e não será o mesmo no futuro.

A administração compreende o planejamento, a organização, a direção e o controle. O administrador precisa ter um perfil e competências, alinhados às funções da administração. Isto é um pouco do que vamos abordar neste primeiro tópico.

2 ADMINISTRAÇÃO E CIÊNCIA

A nossa atividade para sobreviver às mais diferentes situações encontradas é constante. Neste sentido, procuramos usar de forma racional os recursos que estão à nossa disposição num objeto final. Estes recursos podem ser: de tempo, de espaço, financeiros, de informações, materiais e humanos – sendo este último o mais importante. A administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, imprescindível para sua sobrevivência e sucesso (CHIAVENATO, 2003).

Quando bem empregados os recursos, o resultado da sua utilização ou transformação significa alcançar os objetivos propostos – sanando necessidades existentes ou criadas. Assim como nós temos diferentes necessidades, que se transformam em objetivos de conquistas, as empresas também têm, e da mesma forma que um objetivo é alcançado, surge outro.

FIGURA 1 – FLUXO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

“Então, o que é que as pessoas fazem? Administram, governam organizações ou parte delas e, para tal, precisam desenvolver o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz” (CHIAVENATO, 2003, p. 22).

Somos eficientes ao darmos ênfase nos meios, na realização das tarefas e resolução dos problemas. Já nos tornamos eficazes ao dar ênfase nos resultados, consecução de objetivos e acerto na solução proposta.

Dificilmente vamos nos deparar com as mesmas situações, os mesmos obstáculos, objetivos etc., o que nos impede de criar uma receita passo a passo para executá-la novamente a fim de obter os mesmos resultados. Como tudo esteve, está e estará em constante transformação, a administração também sofre mudanças na sua abordagem, teorias e formas.

A palavra organização, muito empregada no meio da administração, tem sua origem do grego “organon”, significando ferramenta. “A organização (do grego, organon: ferramenta) significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos” (CHIAVENATO, 2004, p. 286).

Nesta organização de recursos podem estar organizadas pessoas, máquinas, equipamentos, tecnologias etc., coordenados entre si para alcançar os objetivos organizacionais.

Uma frase que se destaca na administração é de Amitai Etizioni, citada por Caravantes et al. (2006, p. 374): “Nascemos, vivemos e morremos em organizações”.

Esta frase revela que:

• Em primeiro lugar, todas as pessoas têm um propósito, representado em diferentes objetivos.
• Num segundo plano: todas as organizações são compostas de pessoas que precisam saber, saber fazer e saber fazer acontecer.
• Para isso, as organizações desenvolvem algum tipo de estrutura.
• Utilizando-se de alguma tecnologia.

Assim, estamos inseridos em diferentes organizações: nossa vida, nosso lar, a escola, o grupo de amigos, a empresa etc. Qualquer uma das formas de organização tem a influência do ambiente no qual está inserida. Este ambiente é:

• Interno: envolvendo todos os recursos internos da empresa, suas forças e fraquezas.
• Externo: envolvendo todo o ambiente que nos cerca, considerando todas as partes interessadas em nossa organização.

O ambiente externo é classificado num micro e macroambiente. O microambiente compreende todas as partes mais próximas da organização e sobre as quais podemos exercer alguma forma de controle ou influência. No macroambiente encontramos alguns elementos mais distantes e abrangentes, que exercem poder e controle sobre as organizações de uma forma mais abrangente: a tecnologia, a legislação, as instituições, a economia, a sociedade, os aspectos ecológicos e ambientais.

O arranjo das organizações se dá por meio da divisão do trabalho, que cria departamentos ou cargos, resultando em unidades organizacionais. Quando organizamos toda esta divisão, percebemos os relacionamentos criados entre elas, representando os fluxos de informação: onde surge uma informação, quem são todas as divisões que necessitam desta informação para o desempenho de suas tarefas, e a forma como esta informação vai adquirindo valor adicional ao valor inicial.

Além deste relacionamento informacional, que pode ser resolvido pela tecnologia, temos o surgimento de uma hierarquia, onde há uma escala de poder e decisão. O organograma é a representação gráfica que as empresas criam para ilustrar o estabelecimento de quem se reporta a quem e tem poderes para tomar decisões. Observe a figura a seguir:

FIGURA 2 – ORGANOGRAMA LINHA-STAFF 

Do organograma acima, destacamos alguns pontos importantes:

• Linha: faz a conexão de toda a divisão criada, desde o topo até a base da estrutura. Aqui encontramos uma forma piramidal/triangular, na qual temos poucas pessoas no topo e muitas pessoas na base. A consecução dos objetivos do topo é alcançada a partir da realização da base.

• Staff: estas divisões são adicionadas à estrutura organizacional da empresa com o intuito de desempenharem funções de apoio, geralmente trazidas pelas consultorias e assessorias. Observa-se que, assim como a grande maioria dos organogramas, apresenta uma estrutura piramidal, e, de forma vertical, podemos dividir a estrutura da empresa em níveis:

• A base: denominada de nível operacional, representa o nível em que encontramos a maior quantidade de mão de obra (pessoas) e automação. Encontramos o detalhamento de cada uma das tarefas da empresa.

• Nos níveis intermediários: também conhecido por tático ou gerencial, tem o objetivo de coordenar o desempenho de todas as atividades da base operacional, para que sejam alcançados os propósitos gerais da empresa estabelecidos pelo topo estratégico.

• No topo: encontramos geralmente os administradores gerais, que precisam fazer com que todas as ações garantam a sustentabilidade, crescimento e lucratividade da empresa frente ao mercado em que está inserida.

No organograma temos um desenho departamental.

A departamentalização constitui uma característica fundamental da estrutura organizacional (CHIAVENATO, 2004). Esta departamentalização pode ter uma abordagem:

• Funcional: é a abordagem mais comum, onde as atividades são agrupadas a partir de conhecimentos, habilidades e recursos similares. Ex.: produção, recursos humanos, finanças, comercial, marketing, entre outros. Numa departamentalização funcional, a especialidade técnica, os baixos custos administrativos e uma boa coordenação entre os departamentos destacam-se como vantagens. Como limitações da abordagem funcional citamos: visão específica e de especialista com sub-objetivação.
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• Divisional: o agrupamento considera os resultados organizacionais, podendo ser por produto ou serviço, área geográfica, processos ou clientes. Estas divisões devem ser autossuficientes e possuir todos os departamentos funcionais para a sua existência